Office Manager (m/w/d)

Du liebst es, zu organisieren, für einen ordentlichen und reibungslosen Ablauf zu sorgen und anderen den Rücken freizuhalten? Du bist ein Organisationstalent und arbeitest aufgrund deiner herzlichen und zugänglichen Art gerne im Team?

Office Manager (m/w/d) bei MWAY:

  • Du bist für unsere Mitarbeiter:innen und Kunden der First-Point-of-Contact und damit zentraler Ansprechpartner:in für vielfältige Aufgaben
  • Du übernimmst den Empfang sowie die Telefonzentrale, koordinierst Termine und übernimmst klassische Assistenzaufgaben (E-Mails, Post, etc.)
  • Du bist verantwortlich für administrative und organisatorische Aufgaben wie Bestellung von Büromaterialien und Catering, Verwaltung von Ressourcen, Travel Management und Reisekostenabrechnung sowie die Kommunikation mit verschiedenen externen Dienstleistern
  • Eingehende Rechnungen unserer Lieferanten und Dienstleister werden von dir geprüft und per elektronischem Prozess an die Buchhaltung übermittelt
  • Unterstützung bei der Rechnungsstellung und Auftragsbestätigung gehören ebenfalls zu deinen Tätigkeiten wie die Datenpflege in unseren CRM-Systemen
  • Auch unterstützt du bei Workshop- und Eventplanungen inkl. der Bewirtung unserer Gäste und übernimmst die Koordination als auch die Vor- und Nachbereitung unserer Meetingräume
  • Du behältst den Überblick über anstehende Termine und gestaltest unter Berücksichtigung wechselnder Prioritäten den Büroalltag mit Professionalität und viel Liebe zum Detail
  • Als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, (Inside) Sales Manager und Kunden unterstützt du zudem im Auftrags- und Forderungsmanagement bzw. bei der Erstellung von Rechnungen und Auftragsbestätigungen

Was bringst du idealerweise mit?

  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder eine Ausbildung in der Hotellerie bzw. Eventmanagement und verfügst über Berufserfahrung in einer Assistenzposition oder einem serviceorientierten Bereich
  • Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und bist Lösungsorientiert
  • Du hast eine schnelle Auffassungsgabe, verfügst über Organisationstalent und kannst Prioritäten richtig setzen
  • Mit MS Office bist du vertraut und deine natürliche Neugierde lässt dich auch in neue Themen und Aufgaben voller Freude eintauchen
  • Insbesondere deine herzliche, freundliche und zugängliche Art lässt das Team und unsere Gäste wissen, dass du Office Manager:in mit Leidenschaft bist
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab

Bei uns geht’s dir gut!

Essen und Trinken

Essen & Trinken

MWAY spendiert in unserer Kantine in Stuttgart täglich ein frisches Mittagessen. Getränke gibt es ganztägig kostenlos.

Feedback

Feedback

Wir freuen uns nicht nur auf deine Impulse, wir wollen dich von Anfang an fest integrieren. Regelmäßiges Feedback gehört für uns deshalb fest dazu.

Bike-Leasing

(E-)Bike-Leasing

Wir bieten die Möglichkeit, über einen Partner günstig (E-)Bikes zu leasen. Dank eigener Fahrradgarage und Duschen steht der Bewegung vor und nach der Arbeit nichts im Wege.

Gesundheit

Gesundheit

Wöchentlich frisches Obst, regelmäßige Gesundheitsaktionen, subventionierte Sportangebote: Wir fördern das Wohlbefinden und die Gesundheit unserer Mitarbeiter:innen.

Mentoring

Mentoring

Wer neu anfängt, bekommt für die Einarbeitungszeit eine Mentorin oder einen Mentor zur Seite gestellt, um den fachlichen und persönlichen Einstieg bei MWAY zu erleichtern.

Schnell erreichbar

Schnell erreichbar

Unsere neuen, hellen Räume in Stuttgart sind gut gelegen und dadurch problemlos und schnell auch mit dem öffentlichen Nahverkehr erreichbar.

Arbeitszeit

Arbeitszeit

Wir bieten flexible Arbeitszeiten sowie individuelle Lösungen für Voll- und Teilzeitmodelle. Du möchtest Teilzeit arbeiten? Gerne prüfen wir deinen Wunsch.

Arbeitsort

Arbeitsort

Bei uns gibt es die Möglichkeit der Remote Arbeit. Die Kombination aus Office und Remote Arbeit bietet uns das Beste aus beiden Welten.

30 Tage Urlaub

30 Tage Urlaub

Erholung und Ausgleich sind uns wichtig. Daher erhält bei MWAY jede:r Vollzeitangestellte 30 Tage Jahresurlaub.

Macademy

MAcademy

Profitiere von Weiterbildungs - möglichkeiten unserer MACADEMY, um dein Wissen zu erweitern, stetig Neues zu lernen und dich weiterzuentwickeln.

Gleich bewerben!

Wir sind ein wissbegieriges und innovatives Team von gut 100 Mobile-enthusiastischen Menschen – und freuen uns auf frischen Wind!

Ich erkläre mich mit den Bestimmungen zum Datenschutz für Bewerber:innen der MWAY Group GmbH für einverstanden.

So läuft die Bewerbung ab

1

Deine Bewerbung

Sende uns deinen CV digital zu. Wir freuen uns zudem über ein kurzes Anschreiben mit deiner Motivation, deinen frühst­möglichen Eintrittstermin und einer Gehalts­vorstellung.

2

Screening

Du erhältst sofort eine Eingangsbestätigung per Mail. Danach beginnen wir damit, deine Unterlagen zu sichten und melden uns sobald wie möglich bei dir.

3

Interviews

Wenn uns deine Unterlagen zusagen, vereinbaren wir einen ersten Video-Call. Nach überzeugendem Video-Call laden wir dich gerne für ein Gespräch mit fachlichen Deep Dive in unser Office ein.

4

Discover Day

Gespräche überstanden? Nun hast du die Möglichkeit, das Team kennen­zulernen. An diesem Tag nutzen wir die Chance, dir weitere Einblicke in unsere Arbeitsweise und Projekte zu geben.

5

Zusage

Wenn alles passt, bekommst du von uns eine Zusage und den Vertrag elektronisch zugesandt.

Manuel Weber

Interessiert?

Manuel Weber